Cách sử dụng phần mềm trados đối với quản lý dự án

Cách sử dụng phần mềm trados được chia ra làm ba đối tượng là người dịch, người edit, và người quản lý dự án.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng phần mềm trados với:

• Lợi ích thật sự của phần mềm trados
• Người dịch
• Người edit
• Người quản lý dự án
• Dịch tài liệu bằng phần mềm trados 2011, 2014
• Download phần mềm trados 2011 full
• Phần mềm trados 2011, 2014 những tính năng đặc biệt

 Trong bài viết này mình sẽ tập trung giới thiệu công việc của một quản lý dự án thực hiện khi sử dụng phần mềm trados để dịch thuật.

Như các bạn đã biết, phần mềm dịch thuật trados hiện này là công cụ hỗ trợ rất tốt cho các công ty dịch thuật, đặc biệt là quản lý dự án. Vậy việc hỗ trợ đó nó bao gồm những gì và như thế nào?

1.      Phân tích tài liệu

Với 1 quản lý dự án, việc phân tích tài liệu là rất quan trọng trong việc sử dụng phần mềm trados khi dịch thuật với dự án lớn nhỏ bất kỳ.

Dựa vào phần mềm trados, người quản lý dự án sẽ biết được:

-          Khối lượng từ của dự án

-          Khối lượng từ từng file dịch

-          Khối lượng từ trùng lặp trong 1 file

-          Khối lượng từ trùng lặp trong tất cả các file

-          Khối lượng từ trùng với bộ nhớ

-          Khối lượng từ trùng với tỷ lệ % bộ nhớ

-          Khối lượng từ mới

Dựa vào những thông số ở trên, người quản lý dự án sẽ có cái nhìn chi tiết, cụ thể hơn về khối lượng công việc cần thực hiện của dự án. Để từ đó đưa ra những phương pháp quản lý như giao tài liệu, phân chia tài liệu, bố trí nhân lực thực hiện dịch.

Nếu không có những thông số trên, chúng ta sẽ làm việc mà không biết được rằng khối lượng công việc như nào, nếu có thì cũng chỉ là cách đếm số từ trong file bằng một vài phần mềm đếm từ hay như trong word. Phương pháp này chỉ cho ra số tổng khối lượng từ của dự án, mà không thể cho ra các thông số khác. Dẫn đến việc lập kế hoạch sẽ không chính xác, không hiệu quả.

2.       Áp dụng bộ nhớ và thuật ngữ

Thông thường, bất cứ một công ty dịch thuật hay cá nhân dịch đều có những tài nguyên nhất định, đó gọi là bộ nhớ và thuật ngữ.  Trường hợp là quản lý dự án, chắc chắn phải có những tài nguyên đó, nếu không muốn nói là nhiều. Chính vì vậy, khi thực hiện dịch một dự án mới, cần phải có sự chuẩn bị về bộ nhớ phù hợp(tức là phải biết rằng, trong kho bộ nhớ của mình có tài nguyên nào phù hợp với dự án hiện tại). Trường hợp khác là khi làm với các công ty dịch thuật khác, họ có thể sẽ cung cấp bộ nhớ đó cho quản lý dự án khi hợp tác dịch dự án nào đó.

Trở lại với việc quản lý dự án áp dụng bộ nhớ và thuật ngữ. Khi đã có trong tay bộ nhớ và thuật ngữ phù hợp với dự án đang dịch, quản lý dự án phải đưa bộ nhớ , thuật ngữ vào dự án đang dịch để phân tích tài liệu, đưa ra những thông số như ở phần 1. Để biết được rằng, có bao nhiêu % đã được dịch, bao nhiêu  % dịch giống với bộ nhớ. Từ đó đưa ra khối lượng công việc cần dịch cụ thể. Khối lượng này nó mới là số từ cần dịch, chứ không phải là tổng khối lượng từ mà chúng ta đếm bằng word hoặc phần mềm đếm từ khác.

Chúng ta sẽ đi tới 1 ví dụ cụ thể một dự án với 5 người dịch. Hàng ngày dự án diễn ra bình thường, thì quản lý dự án phải tập hợp bộ nhớ, thuật ngữ của 5 người dịch để ghép lại với nhau sau đó lại gửi lại cho 5 người dịch, việc này là rất quan trọng, đảm bảo độ đồng nhất khi dịch, và điều đặc biệt hơn đó là tiết kiệm thời gian, tránh được việc nhiều người dịch cùng 1 thuật ngữ, 1 cụm từ hoặc dòng giống nhau.

3.       Kiểm soát được chất lượng

Với một dự án nhiều người dịch, thì việc kiểm soát chất lượng trở nên phức tạp hơn. Với phần mềm trados, thì quản lý dự án sẽ thực hiện kiểm soát chất lượng của dự án dễ dàng hơn.

-          Kiểm soát về mặt kỹ thuật như : dấu chấm phẩy kết thúc câu, viết hoa đầu dòng, số, ngày tháng năm, khoảng cách từ, từ trùng lặp, in đậm in nghiêng, gạch chân… Trong phần mềm trados khi kiểm tra chất lượng sẽ đưa ra những báo lỗi để quản lý dự án thực hiện sửa.

-          Kiểm soát về mặt đồng nhất file dịch: Đồng nhất trong từng file và nhiều file của dự án. Cùng một dòng giống nhau có thể nhiều người dịch khác nhau. Phần mềm trados sẽ giúp quản lý dự án thực hiện vấn đề này. Đây là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo chất lượng dự án.

4.       Tổng hợp bộ nhớ, thuật ngữ

Khi kết thúc dự án, quản lý dự án phải tập hợp, đồng nhất thuật ngữ bộ nhớ lại để phục vụ cho các dự án tương tự tiếp theo. Đây là việc làm mang tính xây dựng tài nguyên cho công ty để phát triển hơn. Sau này khi dịch, công ty sẽ tốn ít thời gian, ít chi phí cho dịch hơn bởi đã có tài nguyên nhất định.

Quý vị có nhu cầu cài đặt, hướng dẫn sử dụng phần mềm trados cho dịch thuật mời liên hệ

Đặng Quốc Nam
Email: hotrotrados@gmail.com
Mobile: 0987634454
Skyper : hotrotrados
Yahoo : hotrotrados